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Re: Jahreshauptversammlung 2008
F.-Henning - 23.02.2008, 10:41Jahreshauptversammlung 2008
Gestern fand die diesjährige Hauptversammlung im Schramlhof im Labertal statt.
Leider sind mir einige Punkte in Organisation und Ablauf dieser Versammlung aufgefallen, die ich mit euch gern diskutieren möchte. Ziel der Diskusion sollte es sein, dass am Ende eine Struktur für Vereinssitzungen heraus kommt, die es ermöglicht, dass Sitzungen auch tatsächlich als solche erkennbar werden.
Die für mich strittigen Punkte sind:
1. Veranstaltungsort
2. Einladung
3. Sitzordnung
4. Tagesordnungspunkte
5. Ablauf
Zu 1. Veranstaltungsort
Die gestrige Sitzung fand im Gaststubenbereich des Restaurants statt. Durch den allgemeinen Gästebetrieb war der Lärmpegel dermaßen hoch, dass Redner an unserem Tisch es extrem schwer hatten, gehört zu werden und den Zuhörern, die am anderen Ende der Tafel saßen, es nicht möglich war, zuhören zu können. Hierdurch war es unmöglich sich auf den Ablauf der Sitzung zu konzentrieren, es wurden teilweise Privatgespräche geführt.
Mein Vorschlag hierzu:
Sitzungen finden zukünftig unter Ausschluss der Öffentlichkeit, in Räumen statt, die vom allgemeinen Betrieb des jeweiligen Lokals abgetrennt sind. Hiermit wäre für die nötige Ruhe gesorgt, damit jeder dem Verlauf der Veranstaltung folgen kann. Meiner Meinung nach ist es extrem störend, wenn eine Sitzung abgehalten wird, in der es um wichtige Vereinsfragen geht, und zwei Tische weiter wird sich lauthals Unterhalten, permanent gelacht und dem Alkohol übermäßig zugesprochen.
zu 2. Einladung
Die Einladung zu einer Vereinssitzung sollte neben den Tagesordnungspunkten auch einen groben Zeitplan enthalten, der es möglich macht, sich im Vorfeld der Sitzung einen ungefähren Anhalt zu verschaffen, wie lang der offizielle Teil der Veranstaltung gehen wird.
zu 3. Sitzordnung
Gestern fanden wir eine lange, eingedeckte Tafel vor. Die Tafel lud eher zu einem Essen in gemütlicher Runde, als zu einer Vereinssitzung ein.
Es sollte mit dem Wirt bei der Reservierung abgeklärt werden, zu welchem Zweck der Raum gebucht wird. Der Raum sollte vom Wirt dann so für uns vorbereitet werden, dass eine Sitzung abgehalten werden kann. In der Regel sollte es also die klassische U - Form sein in der Tische und Stühle gestellt werden. Die Vorstandsmitglieder, die sich lt. Protokoll zu einzelnen Tagesordnungspunkten zu äußern haben, bzw. Bericht zu erstatten haben, sollten das Kopfende besetzen, damit gewährleistet ist, dass sie von allen Anwesenden gesehen und gehört werden können. Sollte es nicht möglich sein, diese Sitzordnung einzuhalten, sollten zumindest der Jahresbericht des 1. Vorsitzenden, der Kassenbericht und der Bericht des Schriftführers so vorgetragen werden können, dass o.g. Punkte gewährleistet sind.
Zu 4. Tagesordnungspunkte
Die Tagesordnungspunkte, die nicht zwingend zu einer Jahreshauptversammlung gehören, sollten meiner Meinung nach bereits in der Einladung etwas ausführlicher vorgestellt werden, damit eine evtl. erforderliche Vorbereitung für die zu erwartende Diskusion vorgenommen werden kann. Aktuelles Beispiel: Die gestrige Diskusion zur Eröffnung des Jurasteiges.
Zu 5. Ablauf
Gestern wurde zu um 20:00 Uhr zur Jahreshauptversammlung eingeladen. Wie ich schon weiter oben schrieb, sollte der offizielle Teil der Versammlung um 20:00 Uhr beginnen. Doch es wurde zunächst Essen bestellt, gegessen, geratscht und erst anderthalb Stunden später mit dem offiziellen Teil begonnen. So ging es dann bereits auf Mitternacht zu, bis die Versammlung beendet war. - Viel zu Spät, da es ja ein normaler Arbeitstag war und viele bereits einen langen Tag hinter sich hatten.
Mein Vorschlag:
Zunächst die Versammlung möglichst straff durchzuziehen und anschließend zum gemütlichen Teil über gehen. Ich bin auch der Meinung, der Verein könnt sich die Jahreshauptversammlung etwas kosten lassen und z.B. nach dem offiziellen Teil zu einem Brotzeitteller und nem Getränk nach Wahl einladen. - So wäre der Ablauf eindeutig vorgegeben.
Bin gespannt, was ihr zu diesen Vorschlägen zu sagen habt und hoffe auf eine lebhafte Diskusion.
Re: Jahreshauptversammlung 2008
Susanne - 27.02.2008, 18:50
Hallo Henning, hallo an alle,
denke ähnlich wie Henning, die Sitzungen sollten einen zeitlichen Rahmen von maximal 2 Stunden haben, an den man sich weitestgehend halten sollte.
Besser ist es m.M nach auch, wenn man vorher tagt und nachher noch einen gemütlichen Teil anhängen kann, außer man trifft sich schon vorher und beginnt dann zur verabredeten Zeit.
Ein geringerer Lärmpegel wäre notwendig, ein Nebenzimmer vorzuziehen.
Liebe Grüße
Susanne :)
Re: Jahreshauptversammlung 2008
Tom - 28.02.2008, 23:31Re: Jahreshauptversammlung 2008
Hallo zusammen,
ich gebe Henning auch recht, das Ganze war etwas anstrengend. Ursprünglich wollte ich wieder nach Eichhofen ins Nebenzimmer, aber das war leider schon ausgebucht. Ich dachte auch, dass wir etwas isolierter wären. Na ja, bei der nächsten Versammlung müssen wir da einen geeigneteren Ort suchen. Zur Tagesordnung: Es stimmt dass wir hier einen zeitlich engeren Rahmen bräuchten. Dazu müsste allerdings auch die Kommunikation im Vorfeld besser sein, d.h. nach einer bestimmten Frist werden keine neuen Tagesordnungspunkte aufgenommen. Nur so lässt sich sich ein Zeitplan ausarbeiten. Das können wir beim nächsten Mal versuchen.
Liebe Grüße,
Tom
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