klaraputzich

[pranvera2008]

Hallo miteinander
Ich zerbreche mir meinen Kopf wie ich ein gutes Ordnungssystem in mein Büro schaffen kann.
Muss viele Unterlagen mindestens 10 Jahre aufbewahren(da selbständig)so will es das Gesetz.
Ich hab eine Menge Order und Mappen und lose Papiere
Hab schon bei Ikea reingeschaut aber nichts passendes gefunden ausser ich erneuere meine Büromöbel.
wer hat ein paar Tipps für mich damit ich Ordnung in mein Büro Chaos bringen kann
pranvera

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[Raubtigger]

Du hast sicher schon das wichtige vom unwichtigen getrennt.

Dann kannst Du sortieren nach Rechnungen, Lieferanten, Korrespondenz, Steuern,...
Oder nach Projekten. Kommt drauf an, ob Du eher "Tagesgeschäft" oder "Projektarbeit" machst.

Die jeweiligen Sachen dann entweder nach Alphabet oder Datum ordnen.
Wenn Du Sachen nach Datum ordnest, füllst Du den Ordner immer, bis er voll ist und fängst dann den nächsten an.

Bei den Sachen, die Du alphabetisch sortierst, lässt Du besser genug Platz im Ordner, sonst ist er zu schnell voll und Du kannst schlecht darin blättern.

Alle normalen Papiere im Format DIN A4 kannst Du lochen und einfach abheften. Eine Schachtel Lochverstärkungsringe hilft Dir, wenn eine Lochung ausgerissen ist. Tesafilm tut es aber auch, einfach beidseitig aufkleben und erneut lochen.

Bei wichtigen Urkunden, Zeugnissen etc. würde ich lieber eine Prospekthülle benutzen.

Und den Kleinkram tust Du auch in Prospekthüllen.

In die Ordner würde ich noch Trennpappen tun:
- ABC für die alphabetisch sortierten Sachen
- Jan, Feb, Mär,... für die chronologischen
Billiger als Trennpappen und auch dünner sind Plastik-Post-Its, die Du oben rechts auf den Beginn jedes neuen Bereichs klebst. Macht aber mehr Arbeit und hält nicht ewig.

Und außen schreibst Du genau drauf, was im Ordner drin ist. Am besten mit dickem Filzstift oder Klebebuchstaben. Nicht mit Bleistift oder Kuli. Und wenn Du was ändern musst, dann gibt es solche Etiketten für die Ordnerrücken zum Aufkleben. Oder Tipp-Ex.

Auf den Schreibtisch würde ich drei Ablagekästen stellen:
- zu bearbeiten
- in Bearbeitung
- erledigt

Keine Lose-Blatt-Sammlung. Lege lieber einen Ordner an, der zu 90 % leer ist, als dass lauter einzelne Papiere rumfliegen.
Was Du gerade bearbeitest, kannst Du in Klemm-Mappen oder in Gummizug-Mappen tun. Da hast Du schnellen Zugriff.

Ich hoffe, ich konnte Dir helfen. Bei weiteren Fragen, immer her damit. Ich liebe Schreibwaren und Papierkram...

[pranvera2008]

Hallo und guten Abend Raubtigger
Vielen Dank für deine Antwort
Habe wenigsten die zahlungen einigermassen im griff aber immer noch nicht ganz
muss immer noch nachsehen wann ich die ein bezahlt habe und das ist für mich ne menge unnötige Energie Verbrauch den ich ändern sollte aber nicht weiss wie es anfangen soll mich aus meinem Papier Berg zu befreien
Ablage kann ich nicht auf den Tisch stellen da mir sonst meine kleine die sachen nimmt b.z voll schreibt
was soll ich tun
vielen Dank
Grüsse Pranvera

[Klementine]

In meinem alten Job hatte ich auch mit Zahlungsverkehr zu tun. Da ein Teil der Rechnungen immer beim Steuerberater war und ich dadurch ins Schleudern kam, habe ich mir eine Liste per Excel im PC gebastelt:

Firmenname (Rechnungsabsender), Eingangsdatum, Fälligkeitsdatum, Skonto (wenn möglich), letztendliches Zahlungsdatum.

Diese Liste musst Du konsequent führen, nach dem Eintragen kannst Du die Rechnungen dann gleich dort abheften, wo sie hingehören.
Wenn Du in der Liste siehst, da ist eine fällig, dann nimmst Du den Rechnungsordner vor, machst die Zahlung, trägst auf der Rechnung ein wann Du bezahlt hast und wie (bar, Überweisung, Scheck). Dann trägst Du noch das Zahlungsdatum in Deine PC-Liste ein, danach kannst Du den Ordner wieder zuklappen und an seinen Platz zurück stellen.

Das gleiche Prinzip habe ich auch für die ausgehenden Rechnungen angewandt:
Kundenname, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, fällig bei Skonto, fällig normal, Mahnstufe + Datum, letztendlicher Zahlungseingang.

Mit diesen Listen kann Dir eigentlich nichts mehr passieren. Du kannst sie auch alle paar Wochen/Monate mal sortieren, z.B. nach Kunde, dann hast Du auch gleich seine Zahlungsmoral auf einen Blick. Bei der ersten Liste hast Du dann auch Deine eigene Zahlungsmoral vor Augen

Was für ein Gewerbe hast Du? Was für eine Ablage fällt bei Dir an?
Ich war die Kästen auf meinem Schreibtisch irgendwann mal satt und habe mir einen "Arbeitsordner" angelegt. Darin hatte ich Trennungen von 1-31 und 1-12 für meine Wiedervorlage und neutrale selbstbeschriftete für einzelne Projekte. Da der Ordner schon allein durch die Trennblätter gut gefüllt war, war ich regelrecht gezwungen, immer alles schnellstmöglich abzuarbeiten, damit er nicht an Überfüllung litt. Meine Arbeitsfläche war dadurch immer frei und ich konnte die Sachen an denen ich gerade arbeitete bequem ausbreiten, konnte durch einen guten Überblick schneller arbeiten.

Vielleicht hilft's Dir
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Liebe Grüße
Klementine

Befreiung erhält man nicht von außen.
Man erlangt sie selbst.
Dalai Lama

[pranvera2008]

Hallo Klementine
Bin in der Maler Branche tätig
Mache die Buchhaltung für unsere Malergeschäft
Das System das du vorgestellt hast gefällt mir
Ich versuche es mal so zu machen und goffe das es klappt und alles fast alleine läuft da es mir sehr peinlich ist nachzufragen ob die Zahlung schon eingegangen ist oder zu hoffend as keine Mahnung mehr kommt was sich für unser Geschäft nicht wirklich passend ist
Vielen Dank
Grüsse
Pranvera

[Chaotix]

Hallo Pranvera,

ich habe früher im Büro mit Mappei-Sachen gearbeitet.
http://www.mappei.de

Die schmalen, papierendünnen Mappen benutze ich auch zuhause.
Kein Beamtendreikampf = knicken, lochen, abheften nötig.

Außerdem platzsparend

[Pearl]

Die Arbeitsumgebung gestalten, nicht nur die Papiere
Seit ich mir über diese Bandscheibengeschichte bewußter bin, habe ich das PC-Zeugs schon mit Juniors Hilfe umorganisiert und die vier ,fünf geänderten Punkte bringen mir wirklich was. Interessant, Ergonomie war schon 1827 ein Thema: